الموجز في الشئون المالية والادارية

واجبات مدير المدرسة المالية والإدارية
مدير المدرسة هو المسئول عن إدارة المدرسة لتحقيق أفضل النتائج. ويدفع العاملين إلي حسن تأدية أعمالهم بالشكل المطلوب .
لذا يجب أن يلم مدير المدرسة بأصول وأسس العمل المالي والإداري قدر الامكان علي أساس صحيح وفي إطار من العلاقات الإنسانية الجيده ومن أهم هذه الواجبات :
1. يشترك مع التوجيه المالي والإداري في توزيع العمل علي الإداريين مع مراعاة قدارتهم وخبراتهم بما يكفل حسن إنجاز العمل . علي أن يتم هذا التوزيع بموجب محضر توزيع رسمي بوقع عليه الجميع ويعتمد من مدير المدرسة ويحتفظ به طرفه .
2. الإشراف علي عملية تحصيل الرسوم المدرسية وتوريدها أولا بأول إلي حساب المدرسة بالبنك أو البريد والتأكد من عدم احتفاظ السكرتير بها في الخزنة أو طرفه والإطلاع علي إيصالات التوريد للبنك والتوقيع عليها.
3. التأكد من قيام السكرتير بجمع الرسوم المدرسية طبقا للنشرة الواردة من المديرية والادارة.
4. الإشراف علي الصرف من الأنشطة في حدود اللوائح والقوانين المنظمة لعلمية الصرف
5. جرد الخزينة جردا مفاجئا من وقت لآخر وعمل محضر جرد والاحتفاظ بها في سجل خاص طرفه
6. الإبلاغ عن حوادث السرقة أو الاختلاس فور وقوعها
7. الإشراف علي أعمال التوريدات من حيث توزيع الكتب علي الطلبة والتأكد من وصولها للمدرسة قبل بدء العام الدراسي بوقت كاف ومتابعة الموقف من العجز والزيادة وكذلك حالة الطبعات ( قديمة – جديثة )
8. اعتماد مستندات الشراء الخاصة بالمدرسة والتأكد من سلامتها

الأعمال الإدارية والمالية بالمدرسة

تنقسم أعمال المالية والإدارية بالمدرسة إلي خمسة أقسام هي
1- الأعمال المالية
2- الأعمال الخاصة بالمخازن (المخزنية )
3- أعمال شئون الطلبة
4- أعمال شئون العاملين
5- الأعمال الإدارية
أولا: الأعمال المالية
ويقوم بها سكرتير المدرسة ومن أهم هذه الأعمال:
1. السلف المستديمة والمؤقتة
2. صرف مرتبات وأجور العاملين بالمدرسة
3. الإيداع والسحب بحساب المدرسة بعد اجراء الاجراءات المتبعة
4. العمل بالدفاتر المالية ذات القيمة 123 ت.ع 33ع.ح 37 ع.ح
5. تحصيل الرسوم المدرسية من الطلبة وتوريدها أولا بأول للبنك أو البريد وإطلاع مدير المدرسة علي إيصالات الإيداع
6. حفظ مستندات الصرف الخاص بالأنشطة وتنظميها
7. دفتري 20، 22 الخاص بحسابات المدرسة
8. مسئول عن حساب رأس المال بالمدارس الصناعية والزراعية
9. توريد الأنصبة المقررة إلي حساباتها بالبنوك المختلفة بالنسب التي تقررها نشرة الرسوم المدرسية
10. مسئول عن خاتم شعارالجمهورية
11. مسئولية خزينة المدرسة وحفظ النقدية والدفاتر المالية ذات القيمة بها
أنواع المتحصلات بالمدارس
تنقسم المتحصلات بالدارس إلي نوعين
1- المتحصلات الأميرية :- وهي المبالغ التي تورد لخزينة الدولة وهي علي سبيل المثال : الدمغات - ثمن بيع الشهادات الدراسية – رسوم التقدم للامتحانات العامة – ثمن بيع العهد المستهلكة – الضرائب علي فواتير المشتريات – ثمن بيع الثمار – ومنتجات المدارس ........الخ. وتورد هذه المتحصلات علي القسائم 33ع.ح إلي خزينة الدولة
2- المتحصلات غير الأميرية :- وهي المتحصلات الخاصة بالمدرسة وتورد إلي حساب المدرسة بالبنك أو البريد وهي علي سبيل المثال : رسوم مجلي الآباء – الحوادث – المعامل – الأنشطة – تأمين العدد لطلبة المنازل بالتعليم الفني – أموال مشروع رأس المال الدائم بالتعليم الفني ........ الخ وتورد هذه المتحصلات علي القسائم 123 ت.ع إلي حساب المدرسة بالبنك أو البريد
الدفاتر والسجلات المالية
أولا :- الدفتر 123 ت.ع والدفتر 33 ع.ح
من أهم الدفاتر وأكثرها استخداما بالمدارس الدفتر 123 ت.ع والدفتر 33 ع.ح ونظرا لأهمية هذين الدفترين سنتحدث غليهما بشي من التفصيل :-
أ‌- يستخدم دفتر 123 ت.ع لتحصيل الأموال الغير أميرية وهو يتكون من فسائم بأرقام مسلسلة وكل منها أصل وصورة و القسيمة البيضاء تبقي ثابتة بالدفتر والصورة الحمراء تعطي لدافع الاموال.
ب‌- يستخدم دفتر 33ح.ع لتحصيل الأموال الأميرية وهو يتكون من أقسائم بأرقام مسلسلة وكل منها أصل وصورتين و القسيمة البيضاء وتبقي بالدفتر والصورة الحمراء تعطي للدافع بينما الصورة الزرقاء ترسل بعلم الخبر مع المستندات إلي الحسابات بالإدارة للتسوية
ت‌- يجب ختم جميع القسائم بخاتم شعار الجمهورية الذي يحمل اسم المصلحة
ث‌- يجب عند استلام الدفتر فرز جميع قسائمه والتأكد من أن الدفتر سليم وخالي من الشوائب ويكتب علي ظهر أول قسيمة إقرار بذلك
ج‌- لا يجوز الكشط أو المحو في القسائم نهائيا وفي حالة الخطأ يشطب بخط خفيف باللون الأحمر ويتم تصحيح الخطأ باللون الأحمر ثم يوقع بجانبه السكرتير ومدير المدرسة
ح‌- مدة استعمال الدفتر شهرين من تاريخ أول قسيمة به ويجوز مد هذه المدة شهرين آخرين إذا دعت الضرورة بموجب مذكرة معتمدة من مدير المدرسة ولا يجوز استعمال الدفتر بعد ذلك نهائيا وتلغي باقي قسائمه بعد انتهاء المدة الزمنية المقررة
خ‌- يستخدم الكربون ذو الوجهين في الدفاتر المالية
د‌- لا يجوز استخدام دفترين من نوع واحد في وقت واحد بالمدرسة
ذ‌- يكتب علي ظهر آخر قسيمة مستعملة بيانا يوضح المبلغ الإجمالي بالأرقام والحروف وانه محصل من القسيمة رقم ..... بتاريخ .... إلي القسيمة رقم .... بتاريخ .... وتم توريده إلي بنك .... بالإيصال رقم .... بتاريخ .... ويوقع عليها السكرتير ومدير المدرسة
ر‌- إجراء المراجعة الحسابية للجمع والترحيل قبل التوريد حتي لا يتم التوريد بأقل أو أزيد من القيمة الصحيحة طبقا لتعليمات اللائحة المالية
الأخطاء الشائعة في استخدام الدفاتر المالية 123ت.ع و 33ع.ح
1) عدم فرز جميع فسائم الدفتر عند استلامها والتأكد من سلامتها وخلوها من الشوائب
2) استخدام الدفتر أكثر من أربعة أشهر
3) نزع أصول القسائم من الدفتر
4) الكشط أو المحو أو تغير بيانات بالقسائم بعد استخراجها
5) عدم توريد المتحصلات في نفس تاريخ استخراج القسائم
6) استخدام أكثر من دفتر ( من نوع واحد ) في وقت واحد
7) عدم تلحيق القسائم أو الخطأ في الجمع عند تلحيق القسائم
عدم استخدام الكربون ذو الوجهين
ثانيا :- الدفتر 37 ع.ح
توريدها بموجب القسائم 33 ع.ح بالحافظة وكعبها ويبين بها أنه قد توريد المبلغ بعلم الخبر رقم .... ويسمي دفتر حوافظ التوريد وهو يستخدم مع الدفتر 33ع.ح حيث يتم تفريغ المبالغ التي تم ..... بتاريخ وأرسل إلي الإدارة بتاريخ.......
ثالثا :- دفاتر 20 ، 22
يستخدم الدفتر 20 لقيد الأنشطة المدرسية حيث يتم تخصيص دفتر أو عدة صفحات متتالية من الدفتر لكل حساب أو نشاط حسب حجم العمل به ويقيد في الجانب الأيمن منه المتحصلات وفي الجانب الأيسر المصروفات والتي يجب حفظ مستنداتها بملف خاص وبأرقام مسلسلة للرجوع إليها عند المراجعة أو التفتيش ويجب إثبات جميع عمليات الصرف به فور اتمامها.
بينما يستخدم الدفتر 22 لقيد حركة الإيداع والسحب في البنك أو البريد حيث تقيد المبالغ المودعة في الجانب الأيمن والمبالغ المسحوبة في الجانب الأيسر من الدفتر والفرق بين مجموعي الجانبين يكون رصيد المدرسة بالبنك ويجب مراجعة عمليات هذا الدفتر إيداعا وسحبا علي كشف حساب البنك دائما.
ويجب إثبات جميع عمليات الإيداع والسحب به فورا ومن الخطأ الانتظار لحين ورود كشف الحساب من البنك لإثبات تلك العمليات إنما يتم قيدها فور إتمامها

رابعا:- دفتر 63 ع.ح ( السلفة المستديمة )
1- هذا الدفتر خاص بقيد السلف سواء كانت مستديمة أو مؤقتة
2- السلفة المستديمة هي التي تصرف للمدرسة للصرف منها علي مدار السنة المالية وهي يستعاض كلما قاربت علي النفاذ
3- يجب قيد المبالغ الواردة للسلفة كل استعاضة علي حدة في المكان المخصص لقيد المبالغ الواردة كما تقيد مستندات الصرف في الجانب المخصص لها علي أن تأخذ هذه المستندات أرقاما مسلسلة تبدأ برقم واحد في أول كل سنة مالية وحتى نهاية السنة المالية
4- تعتبر مستندات كل استعاضة وحدة مستقلة تنفصل عن مسنتدات الاستعاضة الاخري بخط بالمداد الأحمر
5- يراعي عدم قيد مستندات الصرف بالدفتر إلا بعد التأكد من أن هذه المسنتدات صالحة للصرف ومستوفاة
6- في جميع السلف يجب قيد الشيكات الواردة بها في دفتر الوارد الخاص بالمدرسة بأرقامها وتواريخها وكذلك بدفتر 63 ع0ح لكي يمكن الرجوع إليها عند الحاجة لذلك
7- السلفة المؤقتة هي التي يرخص بها لغرض معين ويحدداها قرار الترخيص مدة معينة يجب أن تسوى خلالها ولا يجوز بأي حال من الأحوال أن يتجاوزا لأجل الذي يتم فيه السداد أو تقديم المستندات عن شهرين من تاريخ صرفها وحتما لابد من تقديم مستندات تسوية السلفة والمتبقي منها قبل نهاية العام المالي ويتبع في قيد السلفة المؤقتة نفس إجراءات السلفة المستديمة ويجوز تخصيص دفتر 63 ع.ح للسلف المؤقتة إن أمكن أو يمكن تخصيص صفحة لكل نوع من السلف المؤقتة في دفتر 63 ع.ح الخاص بالسلفة المستديمة
8- ترد المبالغ المتبقية بدون صرف من السلفة المستديمة في نهاية كل سنة مالية علي أن تجدد السلفة في أول السنة المالية التالية
الخزينة
يجب جرد الخزينة جرد مفاجئا بمعرفة مدير المدرسة أو من ينيبه مرتين علي الأقل شهريا ويكون الجرد بحضور صاحب العهدة نفسه ( سكرتير المدرسة ) ويتم اعتماد المحضر من مدير المدرسة بعد التوقيع عليه من السكرتير وممن قام بالجرد علي أن يتم الجرد في مواعيد مختلفة وليست ثابتة ويحتفظ مدير المدرسة بمحاضر الجرد بملف خاص طرفه ويمكن أن تكون صورة محضر الجرد كما يلي
مليم جنيه
..... ..... نقدية لحساب السلفة المستديمة
..... .... نقدية لحساب الأنشطة المختلفة
..... .... نقدية لحساب متحصلات أميرية غير مورده
..... .... نقدية لحساب الأوراق المدموغة
..... .... فقط وقده ........... جنيه لا غير
ويوجد نتيجة الجرد ( مطابقة / يوجد عجز قدره ...../ يوجد زيادة قدرها......) هذا وقد تم تسليم جميع محتويات الخزينة لسكرتير المدرسة بعد الجرد وأصح مسئولا عنها
سكرتير المدرسة
مدير المدرسة
الدمغات والضرائب
1- الفواتير المشتراة من الأنشطة والأموال التي ليست من الموازنة العامة للدولة 30 قرشا دمغة توقيع + 10 قروش تنمية موارد بالإضافة إلي ضريبة الأرباح التجارية والصناعية + 1% علي المشتريات و 3% علي الخدمات 0
2- الفواتير المشتراة من أموال الموازنة العامة للدولة مثل ( السلف والارتباطات ) تعامل نفس معاملة الفواتير السابقة من حيث دمغة التوقيع والضرائب بالإضافة إلي الدمغة النسبية كما يلي


الفئة عادية إضافية المجموع ملاحظات
أقل من 50 جنيه معافاة معافاة -------
أكثر من 50 جنيه إلي 250 جنيه 012. 036. 048.
أكثر من 250 جنيه إلي 500حنية 013. 039. 052.
أكثر من500 جنيه إلي 1000 جنيه 014. 042. 056.
أكثر من 1000 جنيه إلي 5000حنية 015و 045و 060و
أكثر من 5000 جنيه إلي 10000حنية 016. 048. 064.
أكثر من 10000 جنيه 006. 018. 024. علي المبالغ التي تزيد عنها
وفي جميع الأحوال إذا كانت الدمغة الواجبة الأداء أقل من 5 قروش أو مضاعفاتها يجبر هذا لأكثر لأقرب 5 قروش لصالح الحكومة .
3- دمغة المشالات :- تسحق دمغة نسبية 18% بحد أقصي 60 قرشا علي المشالات كالأتي
المشال دمغة نسبية المخالصة المجموع
0و1جنيه 20. 40. 60.
5و1 جنيه 30. 40. 70.
0و2 جنيه 40. 40. 80.
5و2 جنيه 45. 40. 85.
0و3 جنيه 55. 40. 95.
5و 3 جنيه فأكثر 06. 40. و1
وصدر القانون رقم 2 لسنة 98 وبإلغاء المادة 42 من قانون رقم 11 لسنة 1980 أصبحت جميع الطلبات والشكاوى معافاة من الدمغة اعتبار من 9 / 1 / 98 إلا أنه يجب لصق الطوابع الأخرى المقررة بقوانين النقابات أو صندوق الدعم مثل :-
1- طلبات أعضاء نقابة المهن التعليمية طابع نقابة فئة 50 قرش وطلب الإعارة طابع فئة 2 جنيه
2- طلبات أعضاء نقابة الزراعيين طابع فئة 50 قرشا وطلبات الإجازة لمدة عام بالداخل 10 جنيهات عن كل عام وطلبات الإجازة بالخارج 50 جنيها عن كل عام
3- طلبات التحويل من المدرسة لأخرى طابع تعليم فئة واحد جنيه وطلبات التحويل بين المدارس الخاصة 20 جنيه تسدد لحساب الرسم الإضافي
4- طلبات الالتحاق بالمدارس :-
أ – طلبات الالتحاق برياض الأطفال والابتدائي والإعدادي ( رسمي –خاص ) جنيه طابع تعليم + جنيه طابع نقابة مهن تعليمية
ب- طلبات الالتحاق بمدارس التعليم الثانوي وما في مستواه 2 جنيه نقابة
5- 90 قرشا دمغة + 10 قروش تنمية موارد لكل من
إقرار طلبة المنازل , تعهد العدد، أوامر التوريد ، التوكيل ، الشهادة المصدق علي التوقعات فيها
5- براعي تخصيص صفحة بدفتر 20 دمغة يقيد بها جميع أنواع الدمغات بالمدرسة مثل دمغات الرسوم، دمغات ىاعادة القيد، دمغات المجموعات، دمغات رسم الامتحان، دمغات خامات الامتحان، تأمين العدد، ........... وجميع الدمغات التي يتم تحصيلها بالمدرسة إيرادا ومنصرفا
ملحوظة ...... الدمغات النوعية والنسبية يمكن لصقها ويمكن توريدها أما الضرائب فتورد علي قسيمة 33ع.ح
ثانيا:- الأعمال المخزنية
ويقوم بها أمين التوريدات ومن أهم هذه الأعمال:-
1- صرف الكتب المدرسية للطلبة بموجب كشو ف توزيع وإرسال هذه الكشوف للإدارة لاعتماده صرف الأصناف التي تحتاجها المدرسة من المخازن
2- وحفظها بالمدرسة
3- القيد بدفاتر 112 ع.ح ودفاتر 118ع.ح
4- توزيع العهد الفرعي علي العاملين بالمدرسة
5- إعداد حركة الدفاتر المالية شهري
6- التوقيع علي استمارات الجرد بما يفيد صحة الأرصدة المقيدة بدفتر العهدة
7- مسك حساب طوابع البريد الحكومية
8- قيد الشهادات الدراسية واستمارات النجاح وصرفها لأصحابها وتوريد قيمتها
9- الاشتراك في لجان الاستهلاك
الدفاتر والسجلات التي يستخدمها أمين التوريدات
1- أذون الصرف 111ع.ح لطلب صرف الأصناف من المخازن
2- دفتر 112 ع.ح لإضافة الأصناف
3- دفتر 118 ع.ح لقيد العهد المستهلكة والمستديمة وقد يكون بالمدرسة أكثر من دفتر حسب حاجة العمل
4- الاستمارة 193 ع.ح تستخدم لتوزيع العهد الفرعية علي العاملين بالمدرسة
5- الاستمارة 234 ع.ح للصرف الداخلي من مخازن المدرسة
6- الاستمارة 121 ع.ح الخاصة بالجرد
7- الاستمارة 122ع.ح وهي كشف بالزيادة والعجز الناتج عن الجرد
8- الاستمارة 187ع.ح إذن ارتجاع الأصناف
ملاحظات حول القيد بدفاتر 118 ع.ح
1- تتم عمليات القيد علي السطور وليس بينها مع عدم ترك سطور خالية
2- إعداد فهرس منظم يوضح به اسم الصنف ورقم صفحته بالدفتر لسهولة البحث
3- قيد الأصناف بالتريب الهجائي
4- السطر الواحد يكون عليه علمية واحدة إما إضافة وإما خصم وإمامها الرصيد ولا يجوز قيد عملتين إضافة وخصم علي سطر واحد
5- لا يجوز الشطب أو المحو أو استخدم المزيل وفي حالة حدوث خطأ يتم تصحيحه بشطب خفيف بالون الأحمر مع إجراء التصحيح باللون الأحمر والتوقيع بجانبه من أمين التوريدات ومدير المدرسة


تجديد دفاتر العهدة 118 ع.ح
قدا تحتاج المدرسة لتجديد دفاتر العهدة بسبب انتهاء صفحات الدفتر أو لارتباك حالة القيد بالدفتر
1- يجب علي المدرسة قبل البدء ي ذلك الرجوع إلي التوجيه المالي والإداري بالإدارة لأخذ موافقة بذلك
2- يشكل مدير المدرسة لجنة لهذا الغرض برئاسة بأحد العاملين بالمدرسة ويكون من بين أعضائها أمين التوريدات الذي بعهدته الدفتر وصاحب العهدة
3- يسجل في أول صفحة بالدفتر محضر يوضح به أسباب تجديد الدفتر والجهة التي رخصت بالتجديد ويوقع عليه أعضاء اللجنة ومدير المدرسة
4- ترتيب الأصناف هجائيا قبل النقل
5- يقوم احد أعضاء اللجنة بالخصم في الدفتر القديم ليصبح رصيده صفرا ويقوم الآخر بالقيد بالدفتر الجديد علي أن يتم ذلك معا في وقت واحد ويوقع كل منهما بالدفتر الذي معه
6- يكتب في الدفتر القديم عند عملية الخصم نقل إلي ص من الدفتر الجديد ويكتب في الدفتر الجديد عند عملية الإضافة ( منقول من ص من الدفتر القديم )
7- يتبادل العضوان الدفتران لإجراء المراجعة مع التوقيع أيضا
8- يراجع ر يئس اللجنة بطريق الجشني بعض عمليات النقل ويوقع عليها
9- الاحتفاظ بالدفتر القديم بالمدرسة وذلك بعد تقفيل فراغتها



بيان مدد حفظ الدفاتر بالمدرسة
الدفاتر الموضحة بهذا الجدول تظل بالمدرسة بعد الانتهاء منها للمدد الموضحة بكل :-
م اسم الدفتر أو السجل مدة الحفظ
1 سجلات الماهيات الشهرية للعاملين استمارة 129 ساير 10سنوات
2 دفتر قيد العاملين 130 ع.ح 10سنوات
3 دفتر قيد البريد الوارد رقم1 مراسلات 15سنة
4 دفتر قيد البريد الوارد رقم 2 مراسلات 15سنة
5 دفتر تسليم البريد رقم 3 مراسلات 5سنوات
6 دفتر حصر السلفة المستديمة 63 ع.ح 5سنوات
7 دفتر حوافظ النقود 37 ع.ح 10سنوات
8 دفتر غياب وحضور التلاميذ استمارة 5ع.ح سنة واحد
9 دفتر قيد طلبات الالتحاق بالمدرسة سنة واحد
10 دفتر قيد الاجازات العارضة استمارة 68 ع.ح سنة واحد
11 دفتر قيد العمال المكلفين بالحراسة ليلا رقم 70 3 سنوات
12 تسليم الشهادات الدراسية للتلاميذ استمارة 39 5 سنوات
13 دفتر حساب المنصرف استمارة 22 5 سنوات
14 دفتر حساب المنصرف استمارة 20 5 سنوات
15 دفاتر 118 ع.ح مستديم
16 دفتر قيد التلاميذ المدرسة استمارة 31 10سنوات
17 ملفات أوراق التلاميذ المفصولين سنة واحد
18 الإحصاء الشهري استمارة 51 سنة واحد
19 جداول الدروس سنة واحد
20 يومية المكتبة استمارة 77 مستديم
21 فهرس كتب المكتبة استمارة 76 مستديم
22 قيد الكتب المعارة استمارة 79 مستديم
23 القرارات والمنشورات والتعليمات مستديم
24 الشهادات الدراسية 4 سنوات
25 دفتر أذون الإضافة 112ع.ح 5 سنوات
25 كشوف حضور وانصراف الموظفين 5 سنوات

ثالثا :- أعمال شئون الطلبة
ويقوم بها المعاون وقد يكون بالمدرسة أكثر من معاون حسب عدد الطلبة بالمدرسة
من أهم أعمال المعاون
1- إعداد سجل قيد الطلبة علي أن يكون مستوفيا لجميع البيانات ويراعي أن يتم إعداده بمنتهي الدقة
2- تلقي طلبات المستجداة والتأكد من سلامتها خاصة لشرط السن أو المجموع
3- تلقي طلبات المحولين من والي المدرسة وقيدها بسجل خاص
4- تنظيما وحفظ ملفات الطلبة
5- حصر وقيد الغياب اليومي للطلبة وأخطار أولياء الأمور
6- عمل الإحصاءات اليومية والشهرية
7- إعداد قرارات الفصل وقرارات إعادة القيد حسب الشروط واللوائح التي تنظم ذلك
8- امساك سجل إحالة الطلبة للوحدة الصحية
9- مراجعة بيانات البطاقات الشخصية وقيدها بالسجلات
10- التوقيع علي استمارات تأهيل التجنيد وإنشاء سجل خاص للتجنيد
11- الأعمال الإدارية الخاصة بالامتحانات
12- كتابة قوائم الامتحانات والاشتراك في تحرير استمارات التقدم للامتحانات العامة
13- براعي عند تحويل الطالب من المدرسة إن يدون باستمارة التحويل موقف الطالب من سداد الرسوم المدرسية واستلام الكتب المدرسية وأن يسلم له القسيمة 123 ت.ع الدالة علي سداده الرسوم كما يراعي عند قبول أوراق الطلاب المحولين إلي المدرسة المطالبة بالقسيمة 123 ن.ع الدالة علي السداد بالمدرسة التي تم التحويل منها ولا يكتفي بكلمة سدد الرسوم فقط دون تقديم القسيمة الدالة علي السداد
سجل قيد الطلبة
1- سجل قيد الطلبة هو المرجع لكل ما يتصل بطلبة المدرسة لذ1 يجب أن يعد بمنتهي الدقة وبعناية شديدة
2- يتم ترتيب السجل بالشكل الآتي علي أن توضع العناوين التالية بالمداد الأحمر
طلبة ناجحون دور أول
طلبة ناجون دور ثان
طلبة راسبون ولهم حق الإعادة
وذلك من واقع نتائج الامتحانات
المستجدون من واقع كشوف 14
المحولون إلي المدرسة من واقع استمارة التحويل ومراجعتها علي ملف الطالب
المعاد قيدهم من واقع قرار إعادة القيد وقسيمة سداد الرسوم المقررة لإعادة القيد
3- تنشى المدرسة ثلاث نسخ من السجل لكل من السكرتير والمعاون وأمين التوريدات ويمتنع علي المدرسة إنشاء نسخة لقسم شئون الطلبة بالإدارة طبقا لنص القرار 1247 لسنة 77
4- لا يتم حذف المحولين من المدرسة أو المفصولين منة السجل وإنما يدون أمام الاسم بالمداد الأحمر حول إلي لمدرسة ....... بتاريخ ........ أو فصل بتاريخ ........ز
5- يجب قيد أرقام قسائم 123 ت0ع الخاصة بالمصروفات المدرسية بسجل قيد الطلبة عهدة السكرتير أولا بأول مع التأشير أمام الطالب اليتيم بكلمة ( يتيم ) بالمداد الأحمر


رابعا:- أعمال شئون العاملين
ويقوم بها موظف مختص أو أكثر حسب حجم المدرسة ومن أهم هذه الأعمال
1- امساك سجل قيد العاملين ويجب استيفاء جميع بيانات العاملين به
2- تنظيم الملفات الفرعية للعاملين والاحتفاظ بها قي مكان أمين
3- سجل مرتبات العاملين
4- مراجعة كشوف المرتبات والحوافز قبل إرسالها للإدارة
5- الإشراف علي دفاتر حضور وانصراف العاملين بالمدرسة
6- امساك سجل 68 ع.ح وقيد الاجازات بجميع أنواعها
خامسا:- الأعمال الإدارية
ويقوم بها موظف أو أكثر حسب عدد الإداريين الموجدين بالمدرسة وحسب ما يراه مدير المدرسة من توزيع العمل ومن هذه الأعمال
1- امساك دفاتر قيد المياة والإنارة وقراءة العدادات وتسجل القراءة والإخطار عن استهلاك المياة والإنارة
2- توزيع العمل علي العمال والإشراف عليهم
3- امساك سجل التوبتجية الليلية للعمال
4- قيد بريد الطلبة والعاملين بالمدرسة
5- الإمساك سجل الصادر والوارد وسركي تسليم المكاتبات